Tại sao cần phải chuyển đổi dùng Online phần mềm MISA SME vào thời điểm này?

Post by Admin

Nếu phân chia các phần mềm kế toán theo cách thức làm việc, các phần mềm kế toán hiện nay được chia làm 2 loại là phần mềm online (làm việc từ xa thông qua mạng Internet) và phần mềm offline (làm việc tại chỗ trong mạng LAN nội bộ).

Đại dịch COVID-19 được dự báo còn kéo dài đến năm 2028. Trong tình cảnh “sống chung với lũ”, Làm việc online được coi là phương án hàng đầu để các doanh nghiệp tồn tại và phát triển trên thị trường. Và sau đây SSA xin chia sẻ các lý do tại sao doanh nghiệp cần phải chuyển đổi dùng online phần mềm kế toán MISA vào thời điểm này:

Tại sao phần mềm MISA SME không dùng được Online?

Giải pháp giúp phần mềm MISA SME dùng online 24/24 đơn giản, an toàn vào tiết kiệm

1. Nhu cầu quản lý

Đầu tiên, Doanh nghiệp cần phải xác định rõ nhu cầu quản lý khi sử dụng phần mềm là gì?

Nếu chủ doanh nghiệp muốn nắm bắt số liệu tài chính – kế toán mọi lúc, mọi nơi hoặc có nhiều cơ sở cần quản lý thì chắc chắn một phần mềm kế toán dùng được online sẽ là giải pháp tối ưu hơn cả. Bởi ưu điểm phần mềm được kết nối online là khi kế toán các chi nhánh nhập số liệu lên phần mềm sẽ tự động đồng bộ trên hệ thống, kế toán trụ sở chính không cần nhập liệu lại và Giám đốc chỉ cần vài chú nhấp chuột trên máy tính là xem được ngay.

Ngược lại, nếu chủ doanh nghiệp không có nhu cầu quản lý từ xa trong mỗi dịp đi công tác, không cần thiết phải có báo cáo dữ liệu mọi lúc, cũng không có nhu cầu quản lý hoạt động của các địa điểm ở xa thì phần mềm kế toán MISA SME Offline đã đáp ứng được nhu cầu

Tuy nhiên trong tình hình dịch bệnh diễn biến phức tạp việc dùng được online phần mềm MISA ở bất kỳ đâu giúp nhân viên có thể làm việc thuận tiên hơn mà không cần phải đến công ty

2. Quy mô doanh nghiệp nào cần dùng phần mềm kế toán online?

Thông thường, khi doanh nghiệp mới thành lập với quy mô nhỏ thì online hay offline chưa phải vấn đề quá quan trọng, miễn là phần mềm đáp ứng được việc quản lý thông tin tài chính, kế toán hiệu quả, cung cấp được đầy đủ các báo cáo thuế và quản trị của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, khi doanh nghiệp phát triển đến một giai đoạn nhất định đi kèm với nó là sự mở rộng quy mô hoạt động, tăng số lượng văn phòng, chi nhánh ở khắp mọi nơi thì chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng Máy Chủ Cloud để dùng phần mềm kế toán online.

Lúc này nếu doanh nghiệp vẫn dùng giải pháp offline thì hàng ngày, hàng tuần bộ phận kế toán sẽ phải tập hợp dữ liệu từ các phòng kế toán, chi nhánh, xử lý số liệu thành một bản báo cáo chung. Quá trình này có thể mất thời gian hơn và xảy ra sai sót bất cứ lúc nào.

Với một giải pháp kế toán online, công việc trên đơn giản hơn rất nhiều nhờ vào việc dữ liệu được liên thông và đồng bộ liên tục nhờ kết nối mạng Internet. Tức là kế toán chi nhánh nhập số liệu thì đồng thời trụ sở chính cũng ghi nhận số liệu đó và có thể tự động trích xuất báo cáo bất cứ thời gian nào mà không cần chờ chi nhánh gửi số liệu lên.

3. Chi phí đầu tư phần mềm kế toán online và offline như nào?

Hầu hết các doanh nghiệp đều nghĩ rằng chi phí sử dụng một phần mềm kế toán bao gồm khoản chi phí trong báo giá, các khoản phí phát sinh hàng kỳ hoặc chi phí đào tạo, tư vấn và không tốn quá nhiều so với khả năng của doanh nghiệp (trên thị trường có những phần mềm kế toán offline chỉ từ 3.000.000 VNĐ).

Nếu tính toán kỹ hơn thì ngoài các chi phí kể trên, doanh nghiệp cũng sẽ cần phải đầu tư cho cơ sở vật chất kỹ thuật như máy tính, máy in, các khoản tiền bảo trì, bảo dưỡng máy móc định kỳ. Doanh nghiệp xác định sẽ sử dụng một giải pháp kế toán offline, tức là doanh nghiệp hoàn toàn chủ động trong việc quản lý dữ liệu của mình và sẽ phải có sự đầu tư xứng đáng cho hệ thống máy chủ cũng như bảo mật thông tin để ránh việc bị mất mát dữ liệu do thiên tai, lỗi người sử dụng (tải nhầm viruts), hỏng ổ cứng,…

Trong khi đó, doanh nghiệp sử dụng Máy Chủ Cloud để dùng online phần mềm MISA thì sẽ không phải tốn chi phí mua mới phần mềm hay đầu tư cho máy chủ và bảo mật vì SSA đã có sự đảm bảo và cam kết với khách hàng sử dụng.

4. An toàn dữ liệu

Như đã đề cập ở trên, khi doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán offline, dữ liệu kế toán sẽ được lưu trữ tại máy chủ của doanh nghiệp, các phương án bảo đảm an toàn dữ liệu có được triển khai tốt hay không sẽ phụ thuộc nhiều vào kinh nghiệm cũng như sự cẩn thận của doanh nghiệp.

Một vài biện pháp thường được sử dụng là sao lưu dữ liệu hàng ngày, đầu tư các phần mềm bảo vệ máy tính hay sao chép dữ liệu sang 2-3 nơi lưu trữ khác nhau sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các mất mát lớn. Ở những doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn hay đa chi nhánh đồng nghĩa với một kho dữ liệu kế toán đồ sộ. Nếu doanh nghiệp không có kinh nghiệm trong việc đầu tư hạ tầng để quản lý dữ liệu thì việc lựa chọn Máy Chủ Cloud để dùng online phần mềm MISA sẽ là lựa chọn đơn giản và an toàn hơn cả.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lựa chọn những nhà cung cấp Máy Chủ Cloud có kinh nghiệm và uy tín thông qua việc đạt được một số chứng chỉ cấp quốc tế như:

Chứng chỉ ISO/IEC 27000 về hệ thống quản lý an ninh thông tin
Chứng chỉ STAR quốc tế về an toàn thông tin do BSI và CSA cấp
Chứng chỉ ANSI/TIA-942 Rated 3 của Enterprise Products Integration Pte Ltd (EPI)

Hệ thống máy chủ của SSA được đặt tại trung tâm dữ liệu của Tập đoàn Viễn thông quân đội Viettel (Viettel IDC) đạt tiêu chuẩn quốc tế về an ninh và an toàn