Cục Thuế TPHCM: Nhiều lưu ý cho doanh nghiệp sử dụng hoá đơn điện tử, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ

Post by Admin

1. Thời gian bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử.

Theo Cục Thuế TPHCM, quy định mới nhất tại Nghị định số 123/2020/CP-NĐ của Chính phủ về hoá đơn, chứng từ nêu rõ, từ ngày 1/7/2022 sẽ chính thức bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn giấy tiếp tục áp dụng đến 30/6/2022. Từ nay đến tháng 7/2022, trong lúc cơ quan Thuế chưa thông báo các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh chuyển đổi để sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới, thì các đơn vị kinh doanh vẫn áp dụng hóa đơn như hiện tại.

TẢI MIỄN PHÍ Nghị định 123/2020/NĐ-CP TẠI ĐÂ Y

2. Hoá đơn điện tử, không cần bảng kê.

Do hóa đơn điện tử đang được khuyến khích sử dụng, chưa bắt buộc nên có rất nhiều lúng túng của các doanh nghiệp trong quá trình triển khai.

Trả lời vướng mắc của nhiều DN về việc gửi hóa đơn điện tử có phải kèm theo bảng kê hay không, Cục Thuế TPHCM cho biết: căn cứ các quy định hiện hành, hóa đơn điện tử đã tập hợp các thông điệp cụ thể liên quan đến hàng hoá, dịch vụ, nên DN không phải nộp kèm bảng kê. Khi vận chuyển hàng hóa đi đường, DN muốn chuyển hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh tính hợp pháp của hàng hóa khi vận chuyển, DN thực hiện theo quy định tại Khoản 1 Điều 12 Thông tư 32 của Bộ Tài chính.

"Điều 12. Chuyển từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy

1. Nguyên tắc chuyển đổi
Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán. Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế tóan theo quy định của Luật Kế tóan. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế tóan phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này.

2. Điều kiện
Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau: a) Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc; b) Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy; c) Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

3. Giá trị pháp lý của các hoá đơn điện tử chuyển đổi
Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.

4. Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi
Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi."

3. File PDF không phải là hoá đơn điện tử

Liên quan đến việc nhận và lưu giữ hoá đơn điện tử, Phó Cục trưởng Nguyễn Nam Bình cho rằng, hiện nhiều người tưởng rằng file PDF được người bán gửi đến email cho người mua là hóa đơn điện tử nhưng thực tế không phải vậy. File PDF đó phải đi kèm theo file chứa dữ liệu về hóa đơn, có nghĩa là file XML thể hiện đầy đủ thông tin đơn vị bán hàng, tên công ty, mã số thuế, doanh thu… thì mới được coi là hóa đơn điện tử. Như vậy, hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.

4. Doanh nghiệp có thể lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào?

Cục Thuế TPHCM cho biết, trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên. Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin (như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.

Theo ông Bình, hiện có rất nhiều nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử khác nhau. Mỗi nhà cung cấp lại có giải pháp và thiết kế chuẩn hóa đơn điện tử khác nhau. Do vậy, vấn đề đặt ra là nếu một doanh nghiệp giao dịch với hàng trăm đối tác và mỗi đối tác lại sử dụng giải pháp của một nhà cung cấp hoá đơn điện tử khác nhau thì có phần mềm nào đọc được tất cả chuẩn này hay không? cũng là vấn đề đang đặt ra với các DN. Trên cơ sở đó doanh nghiệp nên cân nhắc, lựa chọn những nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để sử dụng, phù hợp cho 2 năm tới trước khi áp dụng bắt buộc.